Serba-serbi Public Relations

Komunikasi dan Public Relations  

Pada dasarnya pekerjaan PR dapat dikategorikan sebagai bagian dari kegiatan komunikasi. 

Definisi Komunikasi 

Proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu. 

Proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap:

• Proses komunikasi secara primer (langsung) adalah proses penyampaian pesan yang dilakukan dengan tatap muka.
• Proses komunikasi secara sekunder (tak langsung) adalah proses penyampaian pesan yang dilakukan dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua. Seperti surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film, dan lain-lain.   

Kunci sukses berkomunikasi 

Komunikasi akan berhasil apabila pesan yang disampaikan oleh komunikator cocok dengan kerangka acuan (frame of reference), yakni paduan pengalaman dan pengertian (collection of experiences and meanings) yang pernah diperoleh komunikan. 

Tentang Public Relations  

PR, singkatan dari public relations mempunyai tambahan “s” dalam kata “relations” yang mengindikasikan pengertian jamak. Artinya setiap hubungan dan komunikasi yang terjadi haruslah bersifat timbal balik. Ia tidak hanya searah saja. 

PR tidak membodohi 

PR juga bukan sebuah fungsi yang semata-mata digunakan untuk membela nama baik perusahaan. Lebih dari itu, bertujuan untuk meningkatkan kualitas hubungan antara pihak-pihak yang terkait dengan perusahaan.  

Transparan 

Transparansi berguna untuk mensosialisasikan informasi yang ingin disampaikan. Jika kita ingin mendapatkan tanggapan dan respon yang positif dan kontribusi dari orang lain maka tidak ada cara lain yang harus dilakukan selain jujur dan transparan dalam berkomunikasi. 

Kedudukan PR

Menurut IPRA (International Public Relations Associations) menegaskan. Bahwa fungsi PR harus diposisikan secara langsung berdekatan dengan manajemen. Atau dengan kata lain menjadi staf manajemen puncak. Demikian juga dengan PR Officer harus berada dalam jajaran direksi.  

Kiat PR Mengembangkan Usaha

• Mencari tahu Apa yang Kita Mau
• Membuat Kuesioner
• Meramal dari Jawaban
• Memilih Bentuk Acara PR
• Memberi nama Proyek PR
• Membuat Porposal yang Menjual 
• Mencari Mitra Kerjasama 
• Libatkan Wartawan 
• Libatkan Pelanggan
• Laporan  

Keterangan: 

Mencari tahu Apa yang Kita Mau

Langkah ini adalah langkah pertama yang menentukan langkah selanjutnya. Kita mencari tahu dengan membuat pertanyaan dan mencoba menemukan jawabannya.  Membuat pertanyaan detail : tentu, dalam dunia bisnis, kita tahu bahwa kita mau menambah pelanggan yang berarti akan akan menambah keutungan.   

Membuat Kuesioner

Kuesioner adalah pertanyaan yang kita gunakan jika ingin mengetahui suatu data apa yang sesuai dengan publik. Tahapannya :

• Memunculkan Pertanyaan yang fokus. 
• Untuk mengembangkan pertanyaan tersebut tidak lupa mencantumkan 5W + 1H yakni What, Who, Where, When, Why, dan How. 
• Menentukan model kuesioner : Issian, pilihan, atau wawancara 

Meramal dari jawaban 

Dari hasil kuesioner yang telah kita sebarkan akhirnya kita bisa meramal jawaban apa yang akan dipakai untuk menemukan solusinya. Dengan beberapa tahapan sebagai berikut :

• Inventarisasi masalah 
• Penggolongan masalah 
• Membuat pohon masalah
• Menentukan akar masalah
• Mendapatkan premis  

Memilih Bentuk Acara PR

Salah satu langkah yang bisa kita contoh dari bisnis-bisnis besar adalah keberanian mereka membangun citra. Tentu ada upaya dan dana besar. Dan itu bisa diwujudkan dalam sebuah pemilihan acara yang tepat.  Ada tiga jenis acara yang di bagi menurut suasana yakni : Acara santai, Acara formal dan Acara semi formal

Memberi nama Proyek PR

Tidak heran bila keberhasilan sebuah proyek juga ditentukan dari bagus tidaknya nama yang kita berikan. Dengan pemberian nama yang tepat maka itu akan mempengaruhi sebagian besar proyek kita berhasil dan tidak.  

Membuat proposal yang menjual 

Prosesnya sama seperti kita membuat proposal pada umumnya. Sebab proposal adalah pegangan kita semua untuk menjalankan suatu proyek. 

Mencari Mitra Kerjasama 

Seperti kata pepatah mengangkat sebuah batu besar akan lebih mudah dilakukan banyak orang daripada satu orang. Salah satu pihak yang sering disebut-sebut dalam penyelenggaraan acara PR adalah Sponsor. 

Libatkan Wartawan

Untuk berhubungan dengan media massa kita harus mengenal dulu berapa jenis media. Misalkan berdasar coverage distribusnya: Media internasional, Nasional, Regional atau Media Lokal dan Media Komunitas 

Kiat Menulis Press Release  

• Membuat acara kita menonjol di tengah acara lainnya. 
• Mempertentangkan. Dengan adanya pertentangan dengan hal di sekitar kita maka di sana pasti ada unsur yang menarik perhatian.
• Mengutamakan masyarakat sama dengan membuat citra kita naik di mata publik. 
• Mengejutkan . Usaha ini penting dilakukan agar wartawawan memberi perhatian pada press release kita. Jadikan hal yang mengejutkan ini sebagai daya tarik utama lewat Head Press Release kita.
• Mengandung hal baru
• Menghadirkan pihak yang kompeten
• Menimbulkan keingintahuan.  

Proses kirim Press Release

• Singkat, padat dan jelas jangan sampai lebih dari 2 lembar HVS.
• Lengkapi alamat dan nomor telepon sehingga memudahkan wartawan yang ingin menghubungi kita. 
• Lampirkan tiket atau undangan gratis sehingga wartawan harus membayar jika hendak datang.
• Sertakan juga berkas publikasi seperti poster, leaflet yang menambah ketertarikan wartawan. 
• Konfirmasi sehari sebelum acara untuk mengingatkan semua wartawan yang kita undang. Mereka meliput lebih dari 1 berita setiap hari. Maka sebagai usaha PR yang baik kita wajib mengingatkan.
• Selain menyerahkan langsung ke kantor redaksi lebih baik kalo kita juga menyerahkan soft copy-nya dalam e-mail. 

Libatkan pelanggan

Selain melibatkan wartawan dari media luar, kita sebenarnya bisa melakukan upaya PR melalui media lain. Kali ini media yang kita rancang adalah jenis media yang menghubungkan seluruh pihak dalam lingkungan PR internal dan eksternal. Media ini bisa dikatakan sebagai media pendukung kegiatan PR seperti majalah dinding, mailing list, tabloid, buletin, kartu pos, photo board, message board. 

Evaluasi  

Langkah terakhir ini penting untuk dijadikan pegangan maupun pedoman langkah kita selanjutnya. Untuk itu langkah ini disebut sebagai langkah evaluasi. Cara-caranya :

• Melakukan evaluasi umum terlebih dahulu.
• Catat kesalahan di tiap bidang atau tahap.
• Catat penyelesaian.
• Catat keberhasilan di tiap bidang.
• Catat penyebab keberhasilan. 
• Klasifikasikan file.
• Lengkapi dengan dokumentasi.